Már a foglalás előtt arra kell törekedni, hogy a vendég személyre szabva találja meg a számára tökéletes szolgáltatást. Ehhez az összes platformon kínált lehetőséget és csatornát érdemes áttekinteni és aktualizálni, hogy a potenciális ügyfeleket azonnali foglalásra csábítsa.
A foglalást követően a szállásadóknak érdemes azonnal kapcsolatba lépni a vendéggel, hogy tudják, mire számíthatnak érkezéskor, különös tekintettel az esetleges új eljárásokra. Ez kétségtelenül könnyebb, ha egy vendég direkt megkereséssel lép kapcsolatba a szolgáltatóval. De abban az esetben is javasolt a megkeresés, ha egy vendég harmadik félen keresztül foglal, akkor rajta keresztül egy megerősítő és üdvözlő e-maillel léphetnek kapcsolatba, majd további információkat kérhetnek a vendégtől, a személyre szabhatóság és az igényes kommunikáció érdekében. A megfelelően integrált rendszerek meglétével ezek a műveletek automatizálhatók.
Érkezéskor minden olyan helyzetben, amely figyelembe veszi a vendég preferenciáit, nagyban hozzájárul ahhoz, hogy a látogató megbecsülve érezze magát. A tartózkodás utáni személyre szabott kommunikáció növeli az értékelési pontszámokat.
A személyre szabás akkor működik a legjobban, ha a márkák vagy a szállodai kollekciók képesek központosítani vendégprofiljaikat. Így, ha egy vendég ugyanazon márkacsaládhoz tartozó ingatlanhoz tér vissza, akkor elérhetők a profiladatok, és az élmény testre szabható.