Akár valahogy így is lehetne... Gondoljuk meg, valójában hogyan történik ez: hétfőn reggel bemegyünk az irodába, elkezdjük az interneten a híreket nézegetni, sorban elolvassuk a beérkezett e-maileket és így tovább, azaz elkezdjük tolni magunk előtt mindazt, ami tényleg fontos lenne. Így aztán az időnk 80 százalékában csak az »igazi« munkánk 20 százalékát végezzük el, épp fordítva, mint ahogy kellene. Kedden reggel pedig még mindig ott tornyosul előttünk elintézetlenül rengeteg fontos dolog...
És mi következik mindebből? Úgy értem: hogyan épül be mindez a vezetői szemináriumaid anyagába?
Az alapelvek két-három hónappal ezelőtt, éppen egy szeminárium közben érlelődtek meg bennem; akkor gyorsan össze is állítottunk egy táblázatot. Az első oszlopban az szerepelt, hogy naponta ideálisan mennyi idő kellene a különböző munka-, pihenési és személyes tevékenységekre. Amikor ezeket összeadjuk, persze kiderül, hogy nem 24 órára, hanem jóval több időre lenne szükségünk naponta. Nem tehetünk mást, csökkentenünk kell bizonyos időráfordításokat, de nyilván nem arányosan mindent, hiszen például az alvásra szánt idő nem mehet egy bizonyos határ alá, azaz a Pareto-elv alapján kell tudatosan újra terveznünk az időbeosztásunkat. Ebből lesz a táblázatunk második oszlopa, a tervezett napi időráfordításokkal. És persze kell egy harmadik oszlop is, amiben a tényleges időráfordítások szerepelnek – itt fogjuk látni, hogy hol, mihez képest kell változtatnunk. Az utóbbi hetekben igyekeztem minél több ilyen személyes táblázatot összegyűjteni – többek között az ÉrMe-klubhoz tartozó cégvezetőktől is –, ebből nagyon érdekes következtetéseket tudunk majd levonni. Szeretnék majd egynapos time management tréningeket tartani, ahol kifejezetten ezzel foglalkoznánk.”