Ennek többek között tartalmaznia kell az adomány konkrét tartalmát, értékét, célját, felhasználásának módját, feltételeit. Ennek az a célja, hogy maradéktalanul nyomon lehessen követni, alkalmas-e az intézményben való használatra (hiszen fogyatékos gyermekek részére a LEGO játék veszélyes, vagy például allergén anyagot tartalmaz stb.), és ha bármilyen probléma merülne fel, dokumentáltan visszakereshető legyen.
Ez mindenekelőtt a gyerekeket védi, másodsorban pedig ez az adományozó és a fogadó intézmény érdeke is, és a józan ész is ezt diktálja. Ezt a rendszert minden adományozó ismeri, tudomásul veszi és fennakadás nélkül együttműködik a fogadó intézményekkel – írta Fülöp Attila.