A hatékony dokumentumkezelés az első lépés egy hatékonyabb vállalkozás felé

Egy felmérés szerint csak az USA-ban a cégek több mint 60 százaléka jelentett legalább egy illetéktelen behatolást a nyomtatóeszközhöz kapcsolódóan. Egy hacker támadás, vagy akár rosszindulatú munkatárs komoly fejfájást és kárt tud okozni okozni egy felkészületlen vállalat számára, pedig ennek kivédésére már bevált megoldások vannak a piacon.

Minél több adattal dolgozik egy cég, annál lényegesebb, hogy a szükséges információkhoz gyorsan és könnyedén, mégis biztonsággal védve férhessünk hozzá. Legyen szó egy szerződés összerakásáról, egy pályázathoz szükséges anyag összeállításáról, ha hatékonyságra törekszünk fontos dokumentumainkat kezelését illetően, akkor egy átfogó, elektronikus rendszerben kell gondolkodnunk.

Nem csak azért kulcskérdés e területen a digitalizáció, mert effektív visszakereshetőséget biztosít, de ráadásul egyszerre többen és többször is hozzáférhetnek ugyanahhoz a dokumentumhoz. A digitális adatkezelés egyszersmind gyors, hatásos, környezetbarát és költséghatékony. Hogy szükség esetén a megfelelő dokumentumok mindig elérhetőek legyenek nem csak azért fontos, mert ezzel szerfelett megkönnyíthetjük a vállalat dolgozóinak életét, de azért is, mert a gyors reagálás lévén komoly versenyelőnyre tehetünk szert a vetélytársakkal szemben, vagy éppen elsőként reagálhatunk a legfontosabb partnerek kéréseire.

A hatékony és biztonságos dokumentumkezelés fontossága persze ma már nem titok, a legtöbb vállalat komolyan oda is figyel az ezzel kapcsolatos kérdésekre, de a megfelelő válaszok még nem mindenhol adottak. Hogyan kövessük nyomon a vállalat nyomtatási költségeit? Engedjük-e a privát célú nyomtatást? Ha igen, akkor milyen mértékben és hogyan ellenőrizzük? Hogyan kerülhető el a bizalmas dokumentumok kiszivárgása? Ilyen, illetve ehhez hasonló fontos kérdésekre kínál teljes körű megoldást a KYOCERA MyQ és ScannerVision szoftvere.

A MyQ egy olyan szerver alapú szoftveres megoldás, amely maximális kontrollt nyújt a fontos dokumentumaink kezelése felett, miközben arra is lehetőséget ad, hogy minimalizáljuk a nyomtatással járó költségeinket. Ebben a rendszerben, amikor a felhasználók nyomtatni szeretnének egy dokumentumot, akkor azt a MyQ szervernek küldik, amely az iroda összes nyomtatójával és multifunkcionális berendezésével kapcsolatban áll. Ez nem csak azért praktikus, mert így egyetlen egy helyen, biztonságosan kerülnek tárolásra a nyomtatásra váró dokumentumok, de azért is, mert csak akkor kerülnek kinyomtatásra, ha a jogosultsággal rendelkező felhasználó bejelentkezett a nyomtatónál (Follow-me funkció), azaz illetéktelenek nem férhetnek hozzá a nyomtatóban várakozó dokumentumokhoz.

A MyQ egy átgondolt és könnyen kezelhető felhasználói felületen keresztül teszi lehetővé a vállalat másolással, szkenneléssel és faxolással kapcsolatos tevékenységeinek felügyeletét. Segítségével részletes statisztikát kaphatunk a nyomtatási költségekről, illetve projektekre vagy akár felhasználókra szabott kvótákat állíthatunk be. A szoftver számos hasznos funkciója közül is külön kiemelendő az OCR (Optikai Karakter Felismerés) integráció, amellyel kereshető tartalmú szkennelt dokumentumok hozhatók létre, ezzel is felgyorsítva az információkhoz való hozzáférést.

A MyQ mellett, a KYOCERA másik megoldásközpontú vállalati szoftvere a ScannerVision, amelynek elsődleges feladata, hogy lehetővé tegye a dokumentumok hatékony megosztását. Szinte minden vállalatnál egy idő után problémát jelent, hogy mit kezdjenek a régi, használaton kívüli dokumentumokkal, pláne ha aztán valamiért mégis elő kéne őket varázsolni vagy keresni bennük. A megoldás itt is a digitalizáció, viszont a dokumentumok szkennelése és rendszerezése alapból egy rendkívül időigényes és fárasztó feladat, amitől a ScannerVision segítségével megkímélhetjük magunkat. Ezzel a szoftverrel gyakorlatilag automatizálható a szkennelés folyamata. A rendszer a beolvasott dokumentumokat automatikusan a megadott helyre és formátumba menti el, ráadásul később könnyedén kereshetünk is ezekben a dokumentumokban a fentebb említett OCR technológiának hála. A legszebb az egészben, hogy a program űrlap felismerő funkciója lévén képes automatikusan érzékelni a kérdéses dokumentumok típusát, majd ennek megfelelően folytatni a feldolgozásuk, hogy aztán a kész fájlokhoz csak a megfelelő jogosultságokkal rendelkező felhasználók férhessenek hozzá a rendszerben. Talán mondani se kell, de ez a módszer lényegesen gyorsabb, hatékonyabb és biztonságosabb, mint oldalról oldalra átnyálazni a szkennelt dokumentumokat.

A mai vállalkozásokra hatalmas adminisztrációs teher nehezedik, amit csak a fentiekhez hasonló, korszerű programokkal lehet hatékonyan kezelni. A KYOCERA innovatív dokumentumkezelési megoldásait szerencsére itthon se kell nélkülöznünk. A hazai irodatechnikai piacon több évtizedes tapasztalattal rendelkező Global Union Kft., azaz a KYOCERA kizárólagos magyarországi forgalmazója nem csak nyomtatókkal, de a velük tökéletes összhangban működő szoftverekkel is várja az érdeklődőket. Továbbá, ha december 31-ig vásárlunk náluk új KYOCERA TASKalfa 356ci, TASKalfa 2552ci vagy ECOSYS M3550idn gépeket, akkor a cég 25 éves jubileumának alkalmából megajándékoznak minket egy MyQ vagy egy ScannerVision dokumentumkezelő szoftverrel is. Ne hagyjuk, hogy a konkurencia elénk vágjon! Legyünk előrelátók, tegyünk egy lépést egy okosabb, környezetkímélőbb és költséghatékonyabb vállalati jövő felé a KYOCERA intelligens dokumentumkezelési megoldásaival és multifunkcionális nyomtatókészülékeivel karöltve.